Citizens'/Constituents' Comments

Citizen's/Constituent's Comment Guidelines

COMMENTS CONCERNING ITEMS NOT ON AN AGENDA / COMENTARIOS RELATIVOS A PUNTOS QUE NO ESTÁN EN LA ORDEN DEL DÍA

The agenda for each regularly scheduled meeting of the Board will include an item designated “Citizens’ Comments." The Citizens’ Comments portion of the agenda will be reserved for comments concerning issues not otherwise appearing on an agenda. This portion of the agenda is reserved to provide citizens an opportunity to address the board of education on issues affecting the district and is not intended to provide a forum for commercial, political or similar topics.

An individual wishing to comment during this portion of a meeting must personally sign and submit a completed request form with all supporting documents to the Clerk of the Board seven calendar days before the meeting at which the individual wishes to speak. The forms are available online or from the clerk of the board of education. Each individual requesting to speak must complete the form and sign verifying they have read the instructions regarding citizens’ comments.

Generic topics will not be accepted. The topic listed on the request form must be brief but specific enough to satisfy posting requirements under state law. The topic should be worded so an ordinary individual may understand what the topic is about. The topic language submitted by the citizen will be reviewed and approved or disapproved by the attorney for the school district. Individuals will also indicate on the form if they are speaking on their own behalf or on behalf of a group. Speakers will be notified regarding approval or disapproval of their request. The Superintendent or designee will address speakers' specific issues or concerns within 60 days.

The total time limit of Citizens’ Comments will apply to each speaker during a meeting regardless of the number of topics on which the individual requests to speak. Each speaker that has signed up to speak live via the telephone will be provided a toll-free number to call into the video conference meeting. Once the speaker calls into the meeting they will be placed on hold in a virtual “waiting room.” When the item about which they wish to comment is to be considered by the Board, they will be transferred live into the video conference meeting to provide their comments.

Speakers are welcomed and encouraged to provide the board with a written outline of their comments to be made available to them before or at the meeting.

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La agenda de cada reunión programada regularmente de la Junta Directiva incluirá un elemento denominado "Comentarios de los ciudadanos". para brindar a los ciudadanos la oportunidad de dirigirse a la junta directiva de educación sobre cuestiones que afectan al distrito y no tiene la intención de proporcionar un foro para temas comerciales, políticos o similares.

Una persona que desee comentar durante esta parte de una reunión debe firmar personalmente y enviar un formulario de solicitud completo con todos los documentos de respaldo al Secretario de la Junta siete días avilés antes de la reunión en la que la persona desea hablar. Los formularios están disponibles en línea o del secretario de la junta de educación. Cada individuo que solicite hablar debe completar el formulario y firmar verificando que ha leído las instrucciones con respecto a los comentarios de los ciudadanos.

No se aceptarán temas genéricos. El tema enumerado en el formulario de solicitud debe ser breve pero lo suficientemente específico para satisfacer los requisitos de publicación según la ley estatal. El tema debe estar redactado de manera que una persona común y corriente pueda entender de qué se trata. El lenguaje del tema presentado por el ciudadano será revisado y aprobado o desaprobado por el abogado del distrito escolar. Las personas también indicarán en el formulario si hablan en su propio nombre o en nombre de un grupo. Los oradores serán notificados con respecto a la aprobación o desaprobación de su solicitud. El superintendente o la persona designada abordará los problemas o inquietudes específicos de los oradores dentro de los 60 días.

El límite de tiempo total de los comentarios de los ciudadanos se aplicará a cada orador durante una reunión, independientemente de la cantidad de temas sobre los que el individuo solicite hablar. A cada orador que se haya registrado para hablar en vivo por teléfono se le proporcionará un número de teléfono gratuito para llamar a la reunión de videoconferencia. Una vez que el orador llame a la reunión, se lo pondrá en espera en una "sala de espera" virtual. Cuando el tema sobre el que desean comentar sea considerado por la Junta, serán transferidos en vivo a la reunión de videoconferencia para proporcionar sus comentarios.