TPS Board Policy 4414: Employee and student use of social media and other forms of electronic communication
Background: Oklahoma Governor Kevin Stitt recently signed House Bill 3958 into law as Section 6-401 of Title 70. This new legislation describes specific requirements regarding digital communications between district employees and students. This act goes into effect on July 1, 2024.
The law addresses employees’ digital communications with students–including, but not limited to, email, texting, instant messages, direct messages, social media messages, messages sent through software applications, etc. The law encourages the use of district-approved communication platforms when an employee is communicating with students, and expressly provides that ”school personnel engaging in electronic or digital communication with an individual student shall include the student's parent or guardian in any electronic or digital communication, unless such communication is on a school-approved platform and related to school and academic communications.”
The legislation will require certain modifications to board policy 4414 regarding employee and student use of social media and other forms of electronic communication, but it aligns well with the policy’s existing principles and expectations.
Tulsa Public Schools has already invested thoughtfully and proactively in solutions for safe, accessible two-way communication between parents/guardians and school team members, and the district has tools in place to expand these services to include students.
It is important that all employees understand that violating the statute’s requirements regarding digital communications with an individual student has serious consequences. Pursuant to state law, employees alleged to have violated the requirements must be placed on administrative leave while the district investigates the incident and notifies the board of education. If the investigation finds that no misconduct occurred, the employee will be reinstated, but the incident will still be noted in their personnel file. If the investigation finds that misconduct occurred, the employee must be disciplined according to district policies, up to and including termination of employment, and the incident must be reported to law enforcement as required by state law.
Requirements
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Any employee’s one-on-one, digital communication with a single student must either include the parent/guardian, or use a district-approved platform and be confined to school and academic matters. (When an employee wishes to electronically communicate with a group of students, the employee is still strongly encouraged to use a district-approved digital platform and to confine their message to school and academic matters.)
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There are several district-approved communication platforms. Where possible, include students' parents – especially if they've stated they want to be included in any messages to the students.
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TalkingPoints
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District email (tulsaschools.org) with a student’s K12 email
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Canvas, Clever, and GoGuardian’s communications tools.
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Please consult the TPS Applications Guide resource for an up-to-date list of approved software applications, including communications tools. We are currently developing a district webpage to permanently house and share the public list of district-approved communications platforms.
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Flexibilities:
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An employee may communicate with an individual student through a non-approved digital tool (ex: text message) in emergency situations, so long as there is after-the-fact notification of parents/guardians.
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To request review of a communications tool or platform, please fill out the software application review form. NOTE: submission of the form does NOT guarantee approval; software submitted for review should not be used prior to approval being granted by the review committee
Out-of-Bounds: It is never acceptable to use any form of digital communication with a student or group of students in an unprofessional or unlawful manner. Familiarize yourself with Board Policy 4414 regarding professional boundaries.
Further Recommendations and FAQs
This section will be updated as additional questions and guidance are available.
What do I do if a student texts me directly? Students may already have my number prior to this law coming into effect.
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Send a message like “We need to shift our texts to TalkingPoints. You can download the app HERE and find me HERE” OR
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“There’s a new law that doesn’t let me text a student individually. Can you please add your parent/guardian to this text thread?” OR
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Consider setting up a phone/text tree (i.e. with a sports team captain and their parent/guardian) and then providing the students’ number to this contact group to respond.
Does this include communications on social media platforms?
Yes. Messaging functions on platforms such as Facebook or Instagram are NOT district-approved platforms for communication. Please review Board Policy 4414 for detailed guidance and recommendations specific to communications via social media.
How do I access TalkingPoints?
If you are a school-level TPS employee or representative, you likely already have a TalkingPoints account you can access via your Single Sign-On credentials. For access, account creation, and other technical issues, please fill out a ticket with the Service Desk and select “TalkingPoints” as the category.
Who do I contact with questions?
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For questions about the policy and acceptable communications with students, contact Communications (Luke Chitwood, chitwje@tulsaschools.org)
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For questions about TalkingPoints please contact Language & Cultural Services (Maricarmen Mitchell, mitchma1@tulsaschools.org).
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If you need TalkingPoints account access or have other technical difficulties, please send those issues directly to the Service Desk.
Additional guidance forthcoming
As noted above, the district’s policy regarding electronic communications with students aligns well with the legislation, but it will be updated to fully reflect the requirements of the new law. Once approved, the revised policy will be posted prominently on the district’s board policy page. Review it carefully, and if you have any questions, let your supervisor know.
HB3958 specifies that schools shall provide training, developed by the State Department of Education, for school personnel on the student communication requirements within the act. As the state department develops and disseminates training materials, the district will make these materials available to school leaders and Team Tulsa members.
Política de la Junta de TPS 4414: Uso de medios sociales y otras formas de comunicación electrónica por empleados y estudiantes
Antecedentes: El Gobernador de Oklahoma Kevin Stitt firmó recientemente el Proyecto de Ley de la Cámara 3958 como Sección 6-401 del Título 70. Esta nueva legislación describe los requisitos específicos relativos a las comunicaciones digitales entre los empleados del distrito y los estudiantes. Esta ley entrará en vigor el 1 de julio de 2024.
La ley aborda las comunicaciones digitales de los empleados con los estudiantes, incluyendo, pero no limitado a, correo electrónico, mensajes de texto, mensajes instantáneos, mensajes directos, mensajes de redes sociales, mensajes enviados a través de aplicaciones de software, etc. La ley fomenta el uso de plataformas de comunicación aprobadas por el distrito cuando un empleado se comunica con los estudiantes, y establece expresamente que "el personal escolar que participe en la comunicación electrónica o digital con un estudiante individual deberá incluir al padre o tutor del estudiante en cualquier comunicación electrónica o digital, a menos que dicha comunicación se realice en una plataforma aprobada por la escuela y esté relacionada con las comunicaciones escolares y académicas."
La legislación requerirá ciertas modificaciones a la política de la junta directiva 4414 con respecto al uso de los empleados y estudiantes de los medios sociales y otras formas de comunicación electrónica, pero se alinea bien con los principios y expectativas existentes de la política.
Las Escuelas Públicas de Tulsa ya han invertido cuidadosamente y de forma proactiva en soluciones para una comunicación bidireccional segura y accesible entre los padres/tutores y los miembros del equipo escolar, y el distrito cuenta con herramientas para ampliar estos servicios para incluir a los estudiantes.
Es importante que todos los empleados entiendan que violar los requisitos del estatuto con respecto a las comunicaciones digitales con un estudiante individual tiene consecuencias graves. De conformidad con la ley estatal, los empleados que presuntamente hayan violado los requisitos deben ser puestos en licencia administrativa mientras el distrito investiga el incidente y notifica a la junta de educación. Si la investigación concluye que no hubo mala conducta, el empleado será reincorporado, pero el incidente seguirá constando en su expediente personal. Si la investigación concluye que hubo mala conducta, el empleado deberá ser sancionado de acuerdo con las normas del distrito, incluido el despido, y el incidente deberá ser denunciado a las fuerzas del orden, tal y como exige la ley estatal.
Requisitos
1) Cualquier comunicación digital individual de un empleado con un solo estudiante debe incluir al padre/tutor o utilizar una plataforma aprobada por el distrito y limitarse a asuntos escolares y académicos. (Cuando un empleado desee comunicarse electrónicamente con un grupo de alumnos, se le sigue recomendando encarecidamente que utilice una plataforma digital aprobada por el distrito y que limite su mensaje a asuntos escolares y académicos).
2) Existen varias plataformas de comunicación aprobadas por el distrito. Siempre que sea posible, incluya a los padres de los alumnos, especialmente si han manifestado su deseo de ser incluidos en cualquier mensaje dirigido a los alumnos.
a. TalkingPoints
b. Correo electrónico del distrito (tulsaschools.org) con el correo electrónico K12 del estudiante
c. Canvas, Clever, y las herramientas de comunicación de GoGuardian.
d. Por favor, consulte el recurso Guía de Aplicaciones de TPS para obtener una lista actualizada de las aplicaciones de sistemas operativos aprobados, incluidas las herramientas de comunicación. Actualmente estamos desarrollando una página web del distrito para alojar y compartir permanentemente la lista pública de plataformas de comunicación aprobadas por el distrito.
Flexibilidades:
1) Un empleado puede comunicarse con un estudiante individual a través de una herramienta digital no aprobada (por ejemplo, un mensaje de texto) en situaciones de emergencia, siempre y cuando se notifique a los padres/tutores posteriormente.
2) Para solicitar la revisión de una herramienta o plataforma de comunicación, llene el formulario de revisión de aplicaciones informáticas. NOTA: el envío del formulario NO garantiza la aprobación; el sistema operativo enviado para su revisión no debe utilizarse antes de que el comité de revisión lo apruebe.
Fuera de los límites: Nunca es aceptable utilizar cualquier forma de comunicación digital con un estudiante o grupo de estudiantes de una manera poco profesional o ilegal. Familiarícese con la Política 4414 del Consejo relativa a los límites profesionales.
Otras recomendaciones y preguntas frecuentes
Esta sección se actualizará a medida que se disponga de preguntas y orientaciones adicionales.
¿Qué hago si un alumno me envía un mensaje de texto directamente? Es posible que los alumnos ya tengan mi número antes de la entrada en vigor de esta ley.
- Envíe un mensaje como "Tenemos que cambiar nuestros textos a TalkingPoints. Puedes descargar la aplicación AQUÍ y encontrarme AQUÍ" O
- “Hay una nueva ley que no me permite enviar mensajes de texto a un estudiante individualmente. ¿Puedes por favor añadir a tu padre/tutor a este texto?" O
- Considere la posibilidad de establecer un número de teléfono de contacto / texto (por ejemplo, con un capitán del equipo deportivo y su padre / tutor) y luego proporcionar el número de los estudiantes a este grupo de contacto para responder.
¿Incluye esto las comunicaciones en plataformas de medios sociales?
Sí. Las funciones de mensajería en plataformas como Facebook o Instagram NO son plataformas de comunicación aprobadas por el distrito. Consulte el Reglamento 4414 de la Junta Directiva para obtener orientación detallada y recomendaciones específicas sobre las comunicaciones a través de las redes sociales.
¿Cómo acceso a TalkingPoints?
Si usted es un empleado o representante de TPS a nivel escolar, es probable que ya tenga una cuenta TalkingPoints a la que puede acceder a través de sus credenciales de inicio de sesión único. Para el acceso, la creación de cuentas y otras cuestiones técnicas, complete una orden de trabajo con el Service Desk y seleccione "TalkingPoints" como categoría.
¿Con quién debo ponerme en contacto si tengo preguntas?
- Para preguntas sobre el reglamento y las comunicaciones aceptables con los estudiantes, póngase en contacto con Comunicaciones (Luke Chitwood, chitwje@tulsaschools.org).
- Para preguntas sobre TalkingPoints, póngase en contacto con Servicios Lingüísticos y Culturales (Maricarmen Mitchell, mitchma1@tulsaschools.org).
- Si necesita acceso a la cuenta TalkingPoints o tiene otras dificultades técnicas, envíe sus interrogantes directamente a Service Desk.
Próximas orientaciones adicionales
Como se ha indicado anteriormente, la política del distrito relativa a las comunicaciones electrónicas con los estudiantes se ajusta bien a la legislación, pero se actualizará para reflejar plenamente los requisitos de la nueva ley. Una vez aprobada, la política revisada se publicará en un lugar destacado de la página de reglamento de la junta directiva del distrito. Revísela detenidamente y, si tiene alguna pregunta, comuníquesela a su supervisor.
HB3958 especifica que las escuelas deberán proporcionar capacitación, desarrollada por el Departamento de Educación del Estado, para el personal de la escuela sobre los requisitos de comunicación de los estudiantes dentro de la ley. A medida que el departamento estatal desarrolle y difunda materiales de capacitación, el distrito pondrá estos materiales a disposición de los líderes escolares y de los miembros del Equipo Tulsa.
